۱۰۰ ویژگی نرم‌افزار سامانه که بهتر است بدانید!
(بخش ۴)
طراحی و برنامه‌نویسی نرم‌افزار «سامانه» با بالاترین استاندارهای توسعه و پشتیبانی نرم‌افزاری تهیه شده است. این نرم‌افزار بیش از یک دهه است که در حال بهره‌برداری است و شرکت نمادیس به عنوان متولی توسعه نرم‌افزار همواره سعی کرده است با پشتیبانی نرم‌افزار در بالاترین سطح، رضایت خاطر مشتریان را فراهم سازد، علاوه بر اینکه بصورت دوره‌ای بروز‌رسانی‌هایی برای برنامه ارائه می‌کند تا همواره مشتریان از به روز بودن نرم‌افزار اطمینان خاطر داشته باشند. (لازم به ذکر است که از سال ۱۳۸۳ تاکنون بیش از ۱۵۰ بروزرسانی شامل تغییرات در فرم‌های مصوب و ارتقاء نرم‌افزار ارائه شده است.)
۴۹- جلسات با شماره سریال منحصر بفرد
توسط این ویژگی منحصر بفرد تمامی جلسات عملی هنرجویان با یک شماره سریال منحصربفرد از یکدیگر تفکیک می‌شوند، این شماره سریال‌ها بر روی کوپن حک می‌شوند و با این راهکار ساده امکان اشتباه در جلسات و مغایرت در حساب‌ها جلوگیری می‌شود. همچنین با شماره سریال‌ها به راحتی می‌توانید کارکرد روزانه و ماهانه آموزشگاه و هر یک از مربیان را به سادگی محاسبه کنید.
۵۰- مجوز تمرین جلسات عملی
توسط این ویژگی سرپرست برنامه می‌تواند انتخاب جلسات عملی هنرجو را منوط به ارائه مجوز کند، در این صورت سامانه از انتخاب جلسات هنرجو جلوگیری می‌کند تا مجوز از سوی سرپرست صادر شود. استفاده از این گزینه اختیاری است و مدیر آموزشگاه می‌تواند از آن به عنوان روشی برای جلوگیری از انتخاب ساعت هنرجویان بدهکار و ... استفاده کند.
۵۱- گزینش هوشمند
توسط این ویژگی حیرت انگیز، سامانه بر اساس شرایطی که شما تعیین کرده‌اید بهترین جلسات را برای هنرجو انتخاب خواهد کرد، استفاده از این گزینه بخصوص در اوج فعالیت کاری و نتایج آن شما را متحیر خواهد کرد و وقت و بار زیادی را از دوش کاربر و مدیر آموزشگاه برمی‌دارد، در عین حال هنرجویان نیز راضی تر خواهند بود.
برای اطلاع بیشتر درباره این گزینه به قسمت مشخصه‌های سامانه - انتخاب ساعت مراجعه کنید.
۵۲- تعیین دسترسی برای تمامی اجزاء برنامه
توسط این گزینه سرپرست برنامه این امکان را می‌یابد که مجوز دسترسی سایر کاربران را با تمام جزئیات و به تفکیک فراهم سازد. در قسمت گروه‌های کاری سرپرست برنامه می‌تواند وظایف کاربران را تعیین و تفکیک نماید و به این وسیله از دسترسی کاربران به قسمت‌های غیر لازم جلوگیری کند، که همین باعث ایجاد امنیت و نظم بالایی در آموزشگاه می‌گردد.
۵۳- جلسات تئوری متفاوت برای هر هنرجو
چنانچه هنرجویی چند جلسه را در یک دوره و چند جلسه را در دوره‌های دیگر طی نمود، می‌توان جزئیات هر جلسه را برای هر هنرجو بصورت مجزا تغییر داد. این امر باعث می‌گردد وضعیت جلسات تئوری هنرجو به عنوان سابقه وی باقی بماند.
۵۴- تعیین غیبت در جلسات تئوری
توسط این ویژگی می‌توانید علاوه بر اینکه هنرجو را در کلاس تئوری ثبت نام می‌کنید، غیبت وی را برای هر جلسه ثبت نمائید، حضور هنرجو بصورت خودکار ثیت می‌شود و تنها لازم است غیبت هنرجو توسط کاربر ثبت شود. این گزینه اختیاری است و برای سابقه هنرجو مفید خواهد بود.
۵۵- چاپ کوپن تمرین و چاپ کارنامه هنرجو
یکی از راهکارهای سامانه برای جلوگیری از جلسات غیرمجاز (جلسات بدون اطلاع آموزشگاه) چاپ کوپن و ارائه آن به هنرجو می‌باشد. هر کوپن برای تمرین یک جلسه می‌باشد، در هنگام تمرین می‌بایست پشت این کوپن مهر شده باشد و در هنگام ممهور نمودن می‌بایست به بدهکاری هنرجو توجه شود، این کوپن‌ها توسط هنرجو امضاء و مربی داده می‌شود و مربی با ارائه این کوپن می‌تواند کارکرد خود را ثابت نماید. بنابراین با همین راهکار ساده ، می‌توان:
- از برگزاری جلسات غیر مجاز جلوگیری کرد
- از برگزاری جلسات هنرجویان بدهکار جلوگیری کرد.
- از رضایت هنرجو نسبت به مربی اطلاع پیدا کرد.
- نمایی دقیق از کارکرد مربی بدست آورد.
همچنین می‌توانید فرم‌های هر هنرجو را توسط کامپیوتر چاپ نمائید، که در اینصورت مشخصات وارد شده هنرجو بصورت خودکار پر می‌شوند و مشخصات وارد نشده بصورت خط چین خواهند بود.
۵۶- ثبت تاخیر و تقدم در برگزاری جلسات
چنانچه جلساتی با تاخیر (دیررفت) یا تقدم (زودرفت) برگزار شوند، توسط این گزینه می‌توانید انتقال زمانی انجام شده را ثبت نمائید، همچنین می‌توانید تعیین کنید این تاخیر با تقدم بر روی جلسات بعدی نیز تاثیر داشته باشند یا خیر.
۵۷- تعیین شرح جداگانه برای هر جلسه
در هر مبادله مالی می‌توانید برای آن شرح‌هایی وارد نمائید. بسیاری از این شرح‌ها تکراری هستند توسط این گزینه می‌توانید شرح‌هایی را بصورت از پیش تعریف شده تعیین کنید و بدینوسیله از تایپ مجدد این توضیحات جلوگیری کنید.
۵۸- گزارش مالی از خودروها بصورت مجزا
در سامانه خودروها بصورت مستقل تعریف می‌شوندو به این ترتیب می‌توانید در هربازه زمانی دلخواه از هزینه‌های انجام شده برای خودروها آگاه شوید.
۵۹- چاپ رسید پرداختی به مربی و کارمند
می‌توانید بعنوان سند حسابداری و یا اطلاع‌رسانی بهتر هنگام پرداخت به مربی و کارمندان به آنها رسید پرداختی ارائه دهید که با چاپ دو نسخه‌ای می‌توانید یکی را بعنوان اسناد آموزشگاه و یکی را برای مربی یا کارمند اختصاص دهید.
۶۰- چاپ سند مالی برای هر مبادله آموزشگاه
از هر سند مالی و هر مبادله مالی آموزشگاه می‌توان در هر لحظه حتی بعد از انجام مبادله، سند مربوطه را چاپ نمود.
۶۱- بایگانی اطلاعات
برای سرعت بیشتر برنامه و همچنین جلوگیری از سردرگمی کاربر به علت کار با هنرجویان زیاد، هنرجویانی که فعالیت‌های مربوط به آنها پایان یافته است را می‌توان به قسمت بایگانی منتقل نمود. این هنرجویان را در آینده دوباره می‌توان از بایگانی به جدول هنرجویان بازگرداند.
۶۲- انتخاب مربی با خالی‌ترین ساعت
در هنگام انتخاب ساعت می‌توانید با استفاده از این ویژگی مربیان را بر اساس خالی‌ترین ساعت‌ها مشاهده و انتخاب نمائید، توسط این گزینه می‌توانید بین مربیان مختلف جابجا شوید. همچنین با تعیین شرایط مدنظر خودتان فهرست را ببینید، شرایط عبارتند از، بازه زمانی، جنسیت، ساعت شروع و پایان و نوع خودرو.
۶۳- عدم ثبت نام مجدد هنرجو
برای جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری، هنرجو با مشخصات یکسان در سیستم ثبت نمی‌شود و به شما هشدار داده می‌شود.
۶۴- بهنگام‌سازی اطلاعات
برای یکپارچگی اطلاعات وارده، توسط بهنگام‌سازی اطلاعات برنامه، بر اساس شرایط جدید و با پردازش بر روی داده‌ها نوسازی می‌شود.
۶۵- خروج موقت
هنگامیکه میز کار خود را ترک می‌کنید، توسط این گزینه می‌توانید سامانه را در حالت محافظت شده قرار داده و بدین ترتیب امکان حذف و یا تغییر اطلاعات توسط افراد دیگر وجود نخواهد داشت.