۱۰۰ ویژگی نرم‌افزار سامانه که بهتر است بدانید!
(بخش ۲)
طراحی و برنامه‌نویسی نرم‌افزار «سامانه» با بالاترین استاندارهای توسعه و پشتیبانی نرم‌افزاری تهیه شده است. این نرم‌افزار بیش از یک دهه است که در حال بهره‌برداری است و شرکت نمادیس به عنوان متولی توسعه نرم‌افزار همواره سعی کرده است با پشتیبانی نرم‌افزار در بالاترین سطح، رضایت خاطر مشتریان را فراهم سازد، علاوه بر اینکه بصورت دوره‌ای بروز‌رسانی‌هایی برای برنامه ارائه می‌کند تا همواره مشتریان از به روز بودن نرم‌افزار اطمینان خاطر داشته باشند. (لازم به ذکر است که از سال ۱۳۸۳ تاکنون بیش از ۱۵۰ بروزرسانی شامل تغییرات در فرم‌های مصوب و ارتقاء نرم‌افزار ارائه شده است.)
۱۶- صدور فیش حقوق مربی
در هنگام پرداخت حقوق مربی می‌توان برای اطلاع وی و سازماندهی بهتر فیش حقوقی صادر کرد. در این فیش تمامی اطلاعات مالی مربی درج شده است و در هر زمان می‌تواند بعنوان اسناد حسابداری آموزشگاه مورد استفاده قرار بگیرد.
۱۷- فراخونی مربیان
هنگامیکه مایلید در هر ساعت ببینید که چه مربیانی دارای جلسه هستند و آنها را فراخوانی یا Page نمائید، توسط فراخوانی قادر به انجام این کار خواهید بود، در این گزینه می‌توانید جلسات یک مربی و یا تمامی مربیان را مشاهده کنید، همچنین قادر خواهید بود که جلسات در یک ساعت خاص و یا تمامی جلسات طی روز را مشاهده نمائید و می‌توانید جلسات روز بعد را برای اطلاع بیشتر مربی چاپ نمائید.
۱۸- اخطار نسبت به مدارک مربیان
برای اطلاع آموزشگاه از ابطال مدارک مربیان، یکماه پیش از ابطال معاینه فنی، بیمه نامه و کارت مربیگری مربی، توسط برنامه به اطلاع اُپراتور می‌رسد تا مربی سریعتر اقدام به تمدید مدارک خود نماید.
۱۹- کارکرد مربی
توسط سامانه کارکرد ماهیانه مربی بصورت خودکار محاسبه می‌شود و توسط آن مجموع ساعات کار، غیبت، مرخصی، تعمیرات و خالی مربی از ابتدای ماه محاسبه می‌شود و بر اساس مبلغ دریافتی ساعتی مربی و همچنین حقوق و دستمزد تعیین شده و مساعده وی، کارکرد مربی در ماه محاسبه می‌شود. چنانچه مربی در یک ماه بدهکار و یا طلبکار گردید مبلغ بدهی و یا طلب وی به صورت علی‌الحساب محاسبه می‌شود و به ماه بعدی منتقل می‌شود و در آنجا محاسبه خواهد شد. با فشار یک کلید می‌توان به راحتی بین ماه‌های مختلف جابجا شد و عملکرد مربی را در آن ماه مشاهده کرد.
۲۰- حسابداری یکپارچه
اساس طراحی سامانه ، یکپارچگی تمام گزینه‌های سیستم با قسمت حسابداری بوده است، بطوریکه تمامی اطلاعات مالی در قسمت حسابداری برنامه ثبت می‌شود و در این قسمت تمامی محاسبات و گزارش‌ها انجام می‌پذیرد. این ویژگی باعث می‌شود یک نوع یکپارچگی مالی در برنامه بوجود بیاید و از هم‌گسیختگی اطلاعات جلوگیری می‌نماید. اطلاعات مالی در پایان هر ماه حذف نمی‌شوند و بدین ترتیب امکان دسترسی همیشگی به اطلاعات مالی وجود خواهد داشت.
۲۱- نمایش دفاتر حسابداری
برای تسلط همه جانبه بر روی اطلاعات مالی آموزشگاه سه دفتر کل، پرداختی و دریافتی تعبیه شده است. ویژگی اصلی قسمت حسابداری انعطاف پذیری بسیار بالای آن است به گونه‌ایست که امکان نمایش و چاپ انواع گزارش‌ها را فراهم می‌سازد. در دفتر کل تمامی پرداختی‌ها و دریافتی‌های آموزشگاه نمایش می‌یابند، در دفتر پرداختی‌ها فقط پرداختی‌های آموزشگاه نمایش می‌یابند و در دفتر دریافتی‌ها فقط دریافتی‌های آموزشگاه نمایش می‌یابند. این دفاتر قابلیت نمایش روزانه، ماهانه و سالانه را دارا هستند و می‌توانید وضعیت مالی یک فرد خاص (هنرجو، مربی و کارمند) و یا اطلاعات مربوط به نوع اطلاعات مالی خاص (انصرافی، مالیات، تدریس تئوری و ...) را مشاهده نمائید و ... .
۲۲- ساعات کاری مربی
توسط این گزینه تمامی جلسات ماهیانه مربی در یک نگاه قابل رویت هستند، همچنین می‌توان ساعات کاری وی را حذف کرده و برای وی تعیین شیفت نمود. همچنین قادر خواهید بود این صفحه را بصورت گزارش، مشاهده نمائید و یا چاپ کنید.
۲۳- دفتر کارکرد روزانه مربیان
توسط این گزینه می‌توانید کارکرد روزانه مربیان را که شامل جلسات به همراه نام هنرجو و وضعیت جلسه است، را مشاهده کنید، این دفتر شبیه‌سازی شده دفتر روزانه آموزشگاه است و علاوه بر استفاده داخلی آموزشگاه توسط بازرسان، برای بازرسی‌های بعمل آمده استفاده خواهد شد.
۲۴- محاسبه و نمایش هنرجویان بدهکار و طلبکار
سامانه بر اساس کارکرد هنرجو و با استفاده از یکسری پردازش‌های مالی، وضعیت وی را از لحاظ بدهی و طلب تعیین می‌کند که در قالب دفترهای هنرجویان بدهکاران و بستانکار نمایش می‌یابد. در دفتر هنرجویان بدهکار می‌توانید، فهرست تمامی هنرجویانی که به آموزشگاه بدهکار هستند، به همراه مقدار بدهی، پرداختی، جلسات طی شده، کارکرد و... را مشاهده نمایید. در دفتر هنرجویان بستانکار فهرست هنرجویانی که از آموزشگاه طلبکار هستند، نمایش می‌یابند.
۲۵- اطلاعات مالی و آماری آموزشگاه
توسط این گزینه اطلاعاتی از کل پرداختی‌ها، کل دریافتی‌ها، کل ساعات کارکرد، کل انصرافی هنرجویان، کل مالیات پرداختی، کل کارکرد، مانده بستانکار و سود خالص نمایش می‌یابند. همچنین تعداد کل هنرجویان، مربیان، کارمندان و کاربران نیز نمایش می‌یابند و جمع کل روزانه دریافتی‌ها و پرداختی‌ها و مانده آموزشگاه به تفکیک هر روز نمایش می‌یابد.
۲۶- جلسات آموزشگاه
توسط این گزینه فهرست تمامی جلسات آموزشگاه به تفکیک روز، ماه، مربی و ساعت نمایش می‌یابند. در این گزینه تمامی جلسات به همراه ساعت، تاریخ، مربی و هنرجو نمایش می‌یابند و امکان چاپ آنها وجود دارد و بدین ترتیب در پایان هر روز می‌توان جلسات روز‌های بعد را مشاهده نمود و یا چاپ کرد.
۲۷- استخدام کارمندان
سامانه خودکارسازی امور مربوط به کارمندان آموزشگاه را هم ممکن می‌سازد و می‌توانید مشخصات کارمندان آموزشگاه را در برنامه ثبت نمائید و مشخصات کاملی از وی را نگهداری نمائید، به هر کارمند توسط سیستم یک کد منحصربفرد تخصیص داده می‌شود.
۲۸- تعیین حقوق و دستمزد کارمند
می‌توانید حقوق و دستمزد هر کارمند را که شامل دریافتی‌ها و کسورات می‌باشد، در برنامه وارد نمائید، این اطلاعات برای پرداخت‌های ماهیانه وی استفاده می‌شود.
۲۹- پرداختی به کارمندان
هنگام پرداخت به هر کارمند، مبلغ، نحوه (نقدی، چک و ... ) وعلت (حقوق ماهیانه، مساعده و غیره) پرداخت به وی را می‌توان درسیستم ثبت نمود.
۳۰- جستجو
برای یافتن یک مربی و یا یک هنرجو از روی بعضی مشخصات می‌توانید از گزینه جستجوی برنامه استفاده نمائید. در این صفحه می‌توانید از روی کد، نام، نام خانوادگی، تلفن، موبایل، کد ملی، شماره شناسنامه و ... مربی و یا هنرجوی مورد نظر را پیدا کنید.
۳۱- جستجوی پیشرفته
کسانیکه با برنامه‌نویسی SQL آشنا هستند توسط گزینه جستجوی پیشرفته، می‌توانند اقدام به جستجو‌های پیچیده و منطقی نمایند. مثلاً «پیدا کردن هنرجویی که حرف سوم نام خانوادگی آن حرف «ش» باشد و تاریخ تولدش قبل از ۱۳۵۹ باشد و تلفن وی با ۸۸ شروع نشود.»
۳۲- برنامه‌ریزی و قرار ملاقات
برای سامان دادن به امور روزانه و تنظیم قرار ملاقات‌های خود، می‌توانید از این گزینه برنامه استفاده نمائید. در این قسمت می‌توانید تاریخ و زمان اعلام، عنوان و شرح هر رویداد را وارد نمائید، تا در زمان مشخص شده توسط سامانه به شما اعلام شود.
۳۳- یادداشت و دفترچه تلفن
می‌توانید یادداشت‌های روزانه خود را به همراه کارهای مهمی که باید انجام دهید در این قسمت وارد نمائید تا علاوه بر انسجام بخشیدن به فعالیت‌های روزانه خود میز کار خود را نیز کمی خلوت‌تر کنید. همچنین توسط گزینه دفترچه تلفن می‌توانید شماره تلفن و سایر مشخصات لازم افراد را نگهداری نمائید.